Microsoft Excel 2013 tách và điền dữ liệu thông minh

Bên cạnh việc nâng cấp các tính năng tạo biểu đồ và Pivot Table, Microsoft Excel 2013 Preview được bổ sung thêm một số tính năng mới giúp người dùng thao tác thuận tiện hơn trên bảng tính, đáng chú ý là hai tính năng Flash Fill và quick Analysis.

Cũng như những phần mềm khác thuộc bộ Microsoft Office, giao diện Excel 2013 được thiết kế theo phong cách Metro hiện đại với tông màu xanh lá truyền thống. Sau khi khởi động, bạn nhấn Blank workbook để tạo bảng tính mới. Bên cạnh mục Blank workbook còn có các tùy chọn tạo bảng tính với giao diện mẫu cho nhiều mục đích khác nhau. Số lượng giao diện rất phong phú, được chia theo nhiều chủ đề như: Budget (quản lý chi tiêu), Invoice (hóa đơn), List (danh sách, việc cần làm),… Những mẫu giao diện này đã có ở những phiên bản Excel trước đó, song đến bản 2013 mới được đưa ra “mặt tiền” để người dùng dễ tìm thấy hơn.

Nếu muốn dùng giao diện nào, bạn nhấn chuột vào giao diện đó nhấn Create. Chương trình sẽ tải giao diện về máy cho bạn sử dụng. Dung lượng của từng giao diện được hiển thị tại mục Download size.

1. Tự động điền dữ liệu

Flash Fill là tính năng mới “cáu” nơi Excel 2013 có công dụng tiên đoán dữ liệu thông minh để tự động điền dữ liệu vào các ô trống trên bảng tính. Một ứng dụng của Flash Fill là chia tách dữ liệu trong một cột làm hai cột. Ví dụ, trên bảng tính chứa danh sách nhân viên có một cột hiển thị tên nhân viên ở dạng đầy đủ họ và tên.

Bây giờ, bạn muốn tách họ và tên ra làm hai cột, một cột chứa họ, một cột chứa tên. Tính năng Flash Fill sẽ giúp bạn thực hiện điều này chỉ với một cú nhấp chuột. Điều kiện để sử dụng Flash Fill là các cột dữ liệu phải nằm ngang hàng với nhau.

Đầu tiên, bạn tạo sẵn hai cột mới (một cột Họ và một cột Tên) nằm cạnh cột Họ và tên đã có sẵn. Bạn gõ họ của nhân viên đầu tiên vào cột Họ, nhấn chuột vào ô Họ của nhân viên tiếp theo, rồi vào thẻ DATA chọn nút Flash Fill. Ngay lập tức, chương trình sẽ tự động điền vào ô Họ của những nhân viên còn lại trong danh sách. Tính năng Flash Fill dựa vào dữ liệu của ô Họ đầu tiên để điền cho những ô còn lại. Do vậy, nếu muốn lấy ra cả họ và tên lót, bạn điền cấu trúc họ và tên lót của nhân viên đầu tiên vào cột Họ rồi nhấn nút Flash Fill.

Ngoài ra, không cần nhấn nút Flash Fill, bạn chỉ việc gõ ra vài họ của những nhân viên đầu tiên, Excel sẽ tự động nhận biết và hiện ra danh sách những họ của các nhân viên tiếp theo với chữ mờ hơn. Lúc này, bạn chỉ việc nhấn phím Enter để tự động điền dữ liệu vào ô trống.

2. Phân tích dữ liệu “siêu” nhanh

Quick Analysis là một tính năng mới rất hữu ích của Excel 2013, hỗ trợ phân tích và thực hiện nhanh một vài tác vụ đối với vùng dữ liệu được chọn. Đầu tiên, bạn dùng chuột khoanh vùng dữ liệu cần phân tích nhấn vào biểu tượng hiện ra ở góc phải. Hộp thoại mở ra gồm các thẻ thực hiện các tác vụ đối với vùng dữ liệu đã chọn,  gồm:  FORMATTING (định dạng lại những ô dữ liệu thỏa một điều kiện nào đó), CHARTS (tạo  biểu đồ),  TOTALS (các phép tính cơ bản như tính tổng, tính trung bình, tỷ lệ phần trăm,…), TABLES (tạo  Pivot Table), SPARKLINES (tạo  biểu đồ “mini”).

Thẻ FORMATTING gồm các mục để tô màu, định dạng lại các ô dữ liệu cho dễ xem hơn. Bạn rê chuột vào từng mục sẽ thấy công dụng của nó. Chẳng hạn, mục Icon Set giúp hiển thị thêm mũi tên vào các ô dữ liệu dạng số cho biết giá trị trong ô tăng hay giảm so với giá trị trung bình trên toàn vùng chọn. Mục Color Scale tô màu cho những ô giá trị bằng nhau để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn bỏ các định dạng đã áp dụng, bạn chọn mục Clear Format.

Thẻ CHARTS giúp bạn tạo nhanh biểu đồ từ vùng dữ liệu đã chọn. Nét hay là bạn chỉ cần rê chuột vào từng loại biểu đồ trong danh sách để xem trước kết quả khi tạo xong. Bạn nhấn More Charts nếu muốn chọn một loại biểu đồ không có trong danh sách.

Thẻ TOTALS gồm các phép tính cơ bản có cách sử dụng rất trực quan, bạn không cần phải gõ lệnh tính như trước rất mất thời gian. Các phép tính có trong thẻ TOTALS gồm: Sum (tính tổng), Average (tính trung bình), Count (đếm số phần tử), Running Sum (tính tổng và cộng dồn qua từng ô),… Bạn chỉ việc rê chuột vào từng phép tính để xem kết quả hiển thị ra trên bảng tính.

3. Tạo biểu đồ dễ dàng hơn

Tính năng tạo biểu đồ (Chart) được cải tiến ở Excel 2013, giúp người dùng tinh chỉnh lại giao diện và các thành phần trên biểu đồ dễ dàng và tiện lợi hơn. Bạn tạo biểu đồ thông qua biểu tượng của tính năng Quick Analysis hay vào menu INSERT như những phiên bản Excel trước đây. Biểu đồ sau khi tạo có thêm các biểu tượng ở mép phải để bạn thiết lập lại theo đúng nhu cầu, gồm: (thêm, bớt các thành phần trên biểu đồ),   (đổi giao diện), (lọc, chỉnh sửa lại dữ liệu trên biểu đồ).

Nếu biểu đồ có nhiều giá trị rất khó xem, bạn nhấn vào biểu tượng, rê chuột vào từng mục giá trị muốn xem. Ngay lập tức, những giá trị khác sẽ biến mất nên bạn sẽ theo dõi được biểu đồ dễ dàng hơn.

Bạn nhấn vào biểu tượng chọn kiểu giao diện mới cho biểu đồ, rồi chuyển sang thẻ COLOR để chọn tông màu cho giao diện.

Những bạn đã quen với việc chỉnh sửa biểu đồ thông qua thanh Ribbon vẫn có thể thực hiện theo cách này thông qua hai thẻ DESIGN và FORMAT thuộc nhóm CHART TOOLS trên thanh Ribbon.

4. Lưu dữ liệu lên SkyDrive

Để lưu các tập tin Excel đã tạo lên ổ đĩa SkyDrive, bạn vào menu FILE Account, nhấn Sign In Personal để đăng nhập vào tài khoản SkyDrive của mình. Khi muốn lưu bảng tính lên SkyDrive, bạn vào menu File Share nhấn nút Save To Cloud. Kế đến, bạn nhấn Browse để tìm thư mục chứa bảng tính trên SkyDrive.

Khi upload thành công, bạn sẽ được cung cấp địa chỉ truy cập bảng tính tại dòng phía dưới tên bảng tính. Trường Share gồm các tùy chọn chia sẻ tài liệu, gồm Invite People (mời người khác vào xem, chỉnh sửa tài liệu), Get a Link (lấy hai đường dẫn truy cập tài liệu ứng với hai quyền được xem và chỉnh sửa), Post to Social Networks (chia sẻ tài liệu lên Facebook), Email (chia sẻ qua email).

Theo echip