SugarSync - Công cụ đồng bộ hóa dữ liệu chuyên nghiệp hàng đầu

Đối với hầu hết những người sử dụng máy tính, luôn luôn có những câu hỏi được đặt ra:
-Những dữ liệu quan trọng nhất trên máy tính liệu có được an toàn khi ổ cứng bị sự cố hoặc mất máy tính?
-Khi làm việc trên nhiều máy tính khác nhau (ví dụ: ở văn phòng, ở nhà, laptop, và thậm chí là Iphone, máy tính bảng sử dụng hệ điều hành iOS hoặc Android…), liệu có cách nào đồng bộ tất cả các dữ liệu đang làm việc một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất, để đảm bảo rằng dữ liệu trên thiết bị của mình đang có là bản được cập nhật mới nhất?
-Làm cách nào để truy cập vào dữ liệu làm việc khi không mang theo laptop / đĩa USB…?
-Làm cách nào để phục hồi một phiên bản trước của tài liệu khi đã chỉnh sửa và lưu lại?
-Làm cách nào để chia sẻ một tập tin / thư mục với một người khác thuận tiện nhất?
Tất cả những câu hỏi trên đều có thể được trả lời trong 1 đáp án: SUGARSYNC.
Tương tự các chương trình đồng bộ khác như Dropbox, Windows Live Mesh, iDisk …, SugarSync sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu: dữ liệu sẽ được chuyển lên máy chủ và đồng bộ với các thiết bị được đăng ký khi có kết nối internet. SugarSync hỗ trợ nhiều hệ điều hành thông dụng sau: Windows (mọi phiên bản), Windows Mobile, Mac, Android, iOS (dùng cho Iphone, Ipad, Ipod Touch), BlackBerry OS, Symbian v.5 và Symbian ^3. Hiện nay, tài khoản miễn phí mặc định của SugarSync cho phép đồng bộ hóa dữ liệu lên đến 5GB. Bạn có thể nâng dung lượng miễn phí cho tài khoản của mình bằng cách mời người khác sử dụng, mỗi người sử dụng thêm bạn sẽ được thêm 500MB vào tài khoản của mình (cụ thể sẽ nói ở phần sau).
So với một số phần mềm đồng bộ dữ liệu phổ biến khác như Dropbox hoặc Windows Live Mesh, SugarSync có một số điểm nổi trội sau:
- So với Dropbox: Hạn mức dữ liệu của tài khoản miễn phí cao hơn (5GB so với 2GB); Khoản thưởng cao hơn khi giới thiệu người khác sử dụng (500MB so với 300MB); Có thể đồng bộ thư mục bất kỳ trên máy; Chức năng chia sẻ file thuận tiện hơn.
-So với Windows Live Mesh: Windows Live Mesh chỉ chạy được trên Windows 7 (có bản riêng biệt khác dành cho Windows XP nhưng đang trong giai đoạn thử nghiệm, hoạt động không ổn định, và theo các chuyên gia của Microsoft thì bản này sẽ bị ngưng sử dụng trong thời gian tới, còn lại không hỗ trợ các hệ điều hành khác như Mac, Android, iOS, Symbian…); Hoạt động chưa thật sự ổn định, trên một số máy còn có tình trạng chiếm dụng toàn bộ tài nguyên hệ thống; Chức năng chia sẻ tập tin kém; Không có chức năng lấy lại các phiên bản tài liệu khi đã lưu lại bản mới.
Tuy nhiên, do chức năng sử dụng nhiều hơn nên quá trình cài đặt và sử dụng cũng hơi phức tạp hơn so với các chương trình khác. Nếu bạn giỏi về tiếng Anh thì đây không phải là một trở ngại lớn, nhưng với người không biết tiếng Anh và ít am hiểu về máy tính thì sẽ khá khó khăn để tiếp cận chương trình này. Do đó bài viết này sẽ hướng dẫn thật cụ thể các bước cài đặt và sử dụng để mọi người đều có thể dễ dàng tiếp cận.
Quá trình cài đặt và sử dụng SugarSync khá dễ dàng trên các hệ thống. Các bước cài đặt và sử dụng trên Windows như sau:
I.Đối với máy cài đặt đầu tiên:
1.Bước 1: Đăng ký tài khoản
Nếu bạn đăng ký tài khoản tại trang web http://www.sugarsync.com sẽ được một tài khoản miễn phí với dung lượng 5GB. Nhưng bạn có cơ hội được thêm 500MB dung lượng sử dụng (tổng dung lượng sẽ là 5,5GB) nếu đăng ký bằng đường dẫn của một người giới thiệu khác. Đường dẫn giới thiệu của tác giả bài viết này là https://www.sugarsync.com/+500mb. Các bạn hãy đăng ký từ đường dẫn này, để cả bạn (người được giới thiệu) và tác giả (người giới thiệu) đều được 500MB dung lượng thưởng. Khi đó giao diện sẽ mở ra như sau:

Bước đăng ký rất đơn giản, chỉ nhập tài khoản email (sẽ là tài khoản đăng nhập của SugarSync) và mật khẩu cho SugarSync (không nhất thiết phải trùng với mật khẩu email). Nhấn Next để đến giao diện tiếp theo.

Ở phần này cho phép bạn chọn gói dịch vụ muốn sử dụng. Đối với người sử dụng miễn phí thì dung lượng là 5GB + 500MB do đăng ký từ người giới thiệu (là phần Sign Up Bonus ở trên); Nhấn Sign Up sẽ có màn hình sau:

Bây giờ bạn đã có tài khoản đăng ký. Nhấn Download để tải chương trình về hoặc ở link này: https://www.sugarsync.com/downloads/SugarSyncSetup.exe
2.Bước 2: Cài đặt chương trình:
Tiến hành cài đặt sau khi hoàn tất tải chương trình. Giao diện các bước cài đặt như sau:

Nhấn Next

Nhấn
I Agree

Nhấn Install

Nhấn OK. SugarSync sẽ khởi động lại Windows Explorer (bạn sẽ thấy giao diện Windows sẽ biến mất trong khoảng vài giây trước khi trở lại bình thường).

Nhấn Finish để hoàn tất quá trình cài đặt chương trình vào máy và khởi động SugarSync.

Bước đầu SugarSync sẽ hỏi Email và Mật khẩu bạn đã đăng ký. Nhập vào và nhấn OK để đăng nhập vào chương trình.

Giao diện này là để cá nhân hóa các máy tính sử dụng cho dễ nhận, có thể đặt tên tùy ý, chẳng hạn như “Work PC”, và chọn hình ảnh đại diện tùy ý.

Ở bước này lưu ý là chọn Advanced Setup cho tiện cài đặt thư mục đồng bộ hóa (Chế độ Express Setup sẽ đồng bộ 1 số thư mục mặc định của chương trình, hầu như là không cần thiết) và nhấn Next.

Nhấn Next để tiếp tục.

Đây là giao diện quản lý các thư mục cần đồng bộ hóa. Mặc định thư mục Magic Briefcase sẽ được đồng bộ trên các máy tính (Magic Briefcase để dễ dàng hơn cho việc chia sẻ dữ liệu, chi tiết về sử dụng có thể tham khảo thêm tại trang web của SugarSync). Nhấn vào Add Folders from this Computer để chọn thư mục cần đồng bộ hóa.

Ở cây thư mục, chọn các thư mục cần đồng bộ hóa bằng cách nhấn vào hộp kiểm ở bên cạnh các thư mục (có thể chọn nhiều thư mục). Ví dụ ở hình trên là chọn đồng bộ hóa thư mục DOCS. Nhấn OK để tiếp tục.

Trên danh sách ở This Computer (là máy tính đang sử dụng) đã có thư mục DOCS được đồng bộ hóa. Nếu bạn muốn đồng bộ hóa thêm các thư mục khác thì nhấn vào Add Folders from this Computer và tiếp tục chọn như ở bước trên. Cuối cùng nhấn OK để qua bước tiếp theo.

Nhấn Next

Cuối cùng, nhấn Finish để hoàn tất quá trình cài đặt. SugarSync sẽ đặt biểu tượng ở khay hệ thống để tiện theo dõi.
II.Cài đặt trên máy tính thứ hai trở đi
Trên máy thứ hai, bạn đã có tài khoản đăng ký ở trên, do đó tải chương trình về và tiến hành cài đặt tương tự như ở máy thứ nhất. Điểm khác trong quá trình này là việc chọn thư mục đồng bộ hóa với máy thứ nhất. Sau khi nhập Email và Mật khẩu, SugarSync sẽ lấy thông tin về tài khoản của bạn tại máy chủ và mở ra giao diện Quản lý thư mục đồng bộ hóa.

Như ta thấy ở hình trên, máy cài đặt thứ hai đặt tên là New, ở phần “This Computer”, còn các thiết bị khác thì nằm ở phần Other Computers, bao gồm cả máy cài đặt đầu tiên. Phần này thể hiện Magic Briefcase đã được đồng bộ hóa giữa hai máy, còn thư mục DOCS chỉ mới ở máy đầu tiên. Để đồng bộ thư mục DOCS giữa hai máy, có thể sử dụng phương pháp Drag and Drop, nhấn và giữ thư mục DOCS, kéo qua bên phía trái về phía máy thứ nhất và thả ra, SugarSync sẽ mở ra hộp thoại để chọn thư mục.

Nhấn vào Choose Another Location để chọn thư mục tại máy thứ hai cần đồng bộ hóa với thư mục DOCS của máy thứ nhất và nhấn OK.

Khi đó giao diện thể hiện thư mục DOCS đã được đồng bộ hóa giữa hai máy, bằng dấu mũi tên hai chiều. Có thể tiếp tục chọn thêm thư mục để đồng bộ hóa trên máy này bằng cách nhấn vào Add Folders from this Computer và chọn thư mục. Sau đó nhấn OK để đồng ý với các xử lý trên.

Nhấn Next
.

Nhấn Finish để hoàn tất quá trình cài đặt. SugarSync sẽ bắt đầu hoạt động và đồng bộ hóa các thư mục bạn đã chọn.

Khi máy tính hoạt động, SugarSync sẽ nằm ở khay hệ thống. Khi SugarSync đang xử lý dữ liệu (Tải dữ liệu lên / Tải dữ liệu xuống / Kiểm tra cơ sở dữ liệu) thì biểu tượng như ở hình trên. Lưu ý trước khi tắt máy bạn hãy chắc rằng SugarSync đang ở trạng thái không hoạt động để các tập tin cần đồng bộ hóa ở máy hiện hành được hoàn toàn đồng bộ hóa lên máy chủ SugarSync; Nếu tắt máy khi SugarSync ở trạng thái hoạt động thì một số dữ liệu sẽ được cập nhật ở lần mở máy tiếp theo.
Với các bước hướng dẫn ở trên, bạn đã cài đặt thành công SugarSync để đồng bộ hóa dữ liệu trên các máy của bạn. Dữ liệu ở các thư mục đảm bảo được đồng bộ hóa giữa các máy và được lưu trữ an toàn trên máy chủ SugarSync.
III.Cài đặt đối với các thiết bị khác
Tại địa chỉ http://www.sugarsync.com/downloads/ có hướng dẫn download và sử dụng SugarSync với các hệ điều hành khác như Mac, Android, iOS (dùng cho Iphone, Ipad, Ipod Touch), Symbian v.5 và Symbian^3. Riêng tôi đã sử dụng SugarSync cho Iphone (có thể download tại Apps Store) và cảm nhận là cực kỳ tiện lợi.
Để tăng dung lượng sử dụng, bạn có thể chọn một trong hai cách sau:
1.Mua dung lượng: dùng thẻ tín dụng hoặc paypal… (có bảng giá và hướng dẫn cụ thể trên website);
2.Giới thiệu thêm người tham gia: mỗi tài khoản sẽ có một đường dẫn để giới thiệu cho người khác; với mỗi người giới thiệu thêm, cả người giới thiệu và người được giới thiệu sẽ được tặng 500MB dung lượng sử dụng (Lưu ý là SugarSync sẽ kiểm tra, khi nào người đăng ký cài đặt và sử dụng chương trình thì người giới thiệu mới được thưởng dung lượng). Đường dẫn giới thiệu của người viết bài này là https://www.sugarsync.com/+500mb. Nếu bạn đăng ký từ đường dẫn này sẽ có dung lượng sử dụng ban đầu là 5,5GB (thay vì đăng ký trực tiếp từ web sẽ chỉ có dung lượng là 5GB).
Trên đây là giới thiệu một số nét chung nhất của SugarSync - chương trình đồng bộ hóa dữ liệu được cho là tốt nhất hiện nay. SugarSync còn nhiều chức năng rất hay khác như chia sẻ tập tin, chia sẻ thư mục (có phân quyền)… đang chờ bạn khám phá.
Hy vọng chương trình này sẽ cho các bạn được nhiều thuận tiện, đặc biệt là đối với những người làm văn phòng phải thường xuyên xử lý văn bản.